El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia consagra el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que sobre ellas reposa en bancos de datos, ficheros y en archivos de las entidades públicas y privadas. Este derecho ha sido desarrollado por la jurisprudencia de la Corte Constitucional en el sentido de considerar que, aunado a las anteriores prerrogativas, el titular de los datos personales tiene el derecho a solicitar la supresión del dato, la revocatoria de la autorización y la oposición a determinado tratamiento.
En cumplimiento del anterior mandato constitucional, el Congreso de la República expidió la Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales, Ley 1581 del 2012, a través de la cual desarrolla el derecho fundamental de hábeas data. En concordancia con lo anterior, AUTOMATIZAR Y COMPAÑÍA S.A.S identificada con NIT 900940623-6, representada legalmente por el señor BERNARDO HERRERA JARAMILLO identificado con la cédula de ciudadanía 16.050.552 (en adelante “la EMPRESA” o “AUTOMATIZAR”), en cumplimiento de sus obligaciones constitucionales, legales y reglamentarias, y en especial de lo ordenado en la Ley 1581 del 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 del 2013, compilado en el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, Decreto 1074 del 2015, así como de las órdenes e instrucciones que sobre la materia ha dictado la Superintendencia de Industria y Comercio (en adelante “SIC”), como Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales, hace pública la presente Política General de Tratamiento de Datos Personales, reconociendo la importancia de realizar el tratamiento de los datos personales de sus empleados, clientes, proveedores, contratistas, accionistas y en general de todas las personas que directa o indirectamente tienen relación con la Empresa, bajo estrictos criterios de seguridad, privacidad, confidencialidad, libertad y transparencia, garantizando en todo caso el derecho fundamental de Habeas Data.
1. Alcance y obligatoriedad
La presente Política General de Tratamiento de Datos Personales se aplicará como el desarrollo normativo al interior de la empresa de las disposiciones legales y reglamentarias que rigen el tratamiento y protección de datos personales, en consecuencia constituirá para los empleados, contratistas, titulares de los datos personales y cualquier persona que tenga relación directa o indirecta con la empresa, en criterio general para el tratamiento de los datos que se encuentren incluidos en las bases de datos, ficheros y archivos de la compañía. La presente política constituye el marco general para el desarrollo de las políticas internas, protocolos, actividades y procedimientos que permitan cumplir efectivamente los estándares de protección de datos personales exigidos por el ordenamiento jurídico colombiano para el tratamiento de los datos personales. En consecuencia, las estipulaciones aquí consagradas son de estricto y obligatorio cumplimiento por parte de AUTOMATIZAR Y COMPAÑÍA S.A.S identificada con NIT 900940623-6, su gerente, accionistas, directivos, empleados, contratistas, proveedores y cualquier persona que tenga relación directa o indirecta con ésta.
2. Marco jurídico
El tratamiento de datos personales que hace AUTOMATIZAR es respetuoso de los estándares internacionales en la materia y del ordenamiento jurídico colombiano. Para el efecto, se estructuró de conformidad con los siguientes fundamentos jurídicos:
- Constitución Política de Colombia.
- Ley Estatutaria 1581 del 2012.
- Sentencia C – 748 del 6 de octubre del 2011.
- Decreto 1074 del 2015 “Decreto Único del Sector Comercio, Industria y Turismo”.
- Disposiciones, circulares e instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.
3. Responsable del tratamiento
El Responsable del tratamiento de datos personales es AUTOMATIZAR Y COMPAÑÍA S.A.S identificada con NIT 900940623-6.
Datos de contacto:
Dirección: Kilómetro 4 vía Panamericana, Parque Centro Bodega 7D, Villamaría, Caldas.
Teléfonos: (6) 8864507 – 317 383 4721
Correo electrónico: oficial.datos@automatizar.com.co
4. Definiciones
Para efectos de la presente Política General de Tratamiento de Datos Personales de AUTOMATIZAR Y COMPAÑÍA S.A.S se adoptan las siguientes definiciones:
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
- Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de AUTOMATIZAR Y COMPAÑÍA S.A.S.
- Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento por parte de la compañía.
- Autorización: consentimiento previo, expreso, informado y suficiente que otorga el titular para que la empresa efectúe el tratamiento de sus datos personales.
- Aviso de privacidad: comunicación mediante la cual se informa al titular sobre las políticas de tratamiento aplicables, la forma de acceder a ellas y las finalidades del tratamiento.
- Tratamiento: cualquier operación sobre los datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Responsable del tratamiento: quien decide sobre el tratamiento de los datos personales que reposan en sus bases de datos, ficheros o archivos.
- Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento de datos personales por cuenta o para prestar un servicio al responsable.
- Transferencia: ocurre cuando el responsable y/o encargado envía o cede los datos personales a un receptor que actúa por cuenta propia como responsable.
- Transmisión: operación que implica la comunicación de datos personales, dentro o fuera de Colombia, para prestar un servicio al responsable.
5. Principios
Los principios que determinan el tratamiento de datos personales de AUTOMATIZAR Y COMPAÑÍA S.A.S son:
- Legalidad: el tratamiento es una actividad reglada sujeta a las disposiciones legales que la reglamentan.
- Finalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima, informada al titular.
- Libertad: solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, informado y suficiente del titular.
- Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Transparencia: el titular tiene derecho a obtener información sobre sus datos y el tratamiento dado a los mismos.
- Acceso y circulación restringida: el tratamiento solo lo pueden hacer personas autorizadas por el titular o por la ley.
- Seguridad: la información se protege con medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar su adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
- Confidencialidad: quienes intervengan en el tratamiento deben garantizar su reserva, incluso después de finalizada su relación con la empresa.
6. Tratamiento y finalidades
AUTOMATIZAR Y COMPAÑÍA S.A.S realizará el tratamiento de los datos personales incluidos en sus bases de datos con el fin de desarrollar su objeto social, cuya actividad principal es la arquitectura, ingeniería, mantenimiento y reparación de maquinaria y equipo. El tratamiento se hará a partir de la recolección y almacenamiento en bases de datos y el uso en correspondencia con las finalidades señaladas en el acto de autorización, garantizando las medidas de seguridad necesarias para el reconocimiento y respeto de los derechos de sus titulares.
El uso de los datos personales se hará preferiblemente a través de equipos de cómputo y sistemas de información, correos electrónicos, mensajes de texto, llamadas telefónicas y, en general, cualquier medio que permita el contacto efectivo con el titular, siempre relacionado con la gestión administrativa o la relación comercial existente. La finalidad específica y el tratamiento particular se le informarán al titular mediante el aviso de privacidad al momento de la recolección del dato.
7. Derechos de los titulares
AUTOMATIZAR Y COMPAÑÍA S.A.S garantizará a los titulares, en todo momento, el respeto de sus derechos, y en especial:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la empresa o sus encargados del tratamiento.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
- Ser informado, previa solicitud, del uso que se les ha dado a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la Ley 1581 del 2012.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales.
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.
- Responder de manera facultativa las preguntas sobre datos sensibles o de niños, niñas y adolescentes.
- Tener garantía de que sus datos serán tratados con confidencialidad, seguridad y transparencia.
- Ser informado de cambios significativos en la política de tratamiento que afecten el contenido de su autorización.
8. Deberes de Automatizar como responsable del tratamiento
Cuando AUTOMATIZAR Y COMPAÑÍA S.A.S actúe como responsable del tratamiento, deberá cumplir, entre otras, las siguientes obligaciones: garantizar el pleno ejercicio del derecho de hábeas data; conservar el soporte de la autorización otorgada por el titular; informarle sobre la finalidad de la recolección y sus derechos; conservar los datos con las condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida o acceso no autorizado; garantizar que la información suministrada a los encargados sea veraz y esté actualizada; rectificar la información incorrecta; tramitar y resolver consultas y reclamos en los términos de la Ley 1581 del 2012; y cumplir las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. Deberes del encargado
Cuando AUTOMATIZAR Y COMPAÑÍA S.A.S actúe como encargada del tratamiento, deberá: garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data; conservar los datos bajo condiciones de seguridad adecuadas; actualizar, rectificar o suprimir los datos oportunamente; tramitar consultas y reclamos de los titulares; adoptar una política de seguridad y un manual de procedimientos de hábeas data; y cumplir las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.
10. Área responsable de hábeas data
AUTOMATIZAR Y COMPAÑÍA S.A.S designa como área encargada de la adopción e implementación de esta política a la titular del cargo de Encargada del Área Contable, denominada para estos efectos Oficial de Protección de Datos Personales.
11. Datos de menores de edad
Como regla general, la empresa no trata datos personales sensibles ni de menores de edad. En el evento en que sea estrictamente necesario, se reforzarán todas las medidas de protección señaladas en esta política, y se obtendrá la autorización previa, expresa e informada del representante legal del menor, previo concepto de este último según su nivel de madurez.
12. Autorización
El tratamiento de los datos personales deberá estar soportado en la autorización previa, expresa, informada y suficiente del titular, documentada y a disposición de este y de la Superintendencia de Industria y Comercio. Cuando la finalidad del tratamiento varíe, deberá informarse al titular y obtenerse una nueva autorización.
13. Protección de los datos personales
AUTOMATIZAR Y COMPAÑÍA S.A.S ha implementado un Sistema Integral de Protección de Datos Personales (SIPDP) que cumple los estándares exigidos por el ordenamiento jurídico. Todas las actividades de sus representantes, empleados y dependientes deben ajustarse a las disposiciones internas reguladas en este sistema.
14. Procedimientos de hábeas data
Los titulares podrán hacer valer sus derechos mediante comunicación física en el Kilómetro 4 vía Panamericana, Parque Centro Bodega 7D, Villamaría, Caldas, o al correo electrónico oficial.datos@automatizar.com.co. Las solicitudes deberán cumplir los requisitos de los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 del 2012.
15. Disposiciones finales
AUTOMATIZAR Y COMPAÑÍA S.A.S está facultada para modificar en cualquier momento la presente política. Cualquier cambio sustancial será comunicado al titular a más tardar al momento de su entrada en vigencia. Esta política entró en vigencia el 17 de octubre del 2017 y deja sin efecto cualquier disposición previa sobre la materia.